D365 Finance, Microsoft Dynamics 365 (D365)

Tối ưu hóa quy trình thanh toán trước khách hàng bằng D365 Finance

Quản lý thanh toán là một phần thiết yếu nhưng thường phức tạp trong hoạt động kinh doanh. Đối với các doanh nghiệp phụ thuộc vào khoản thanh toán trước, quy trình này có thể trở nên tốn thời gian và dễ gây quá tải. Thách thức này đặc biệt đáng chú ý khi nghiên cứu cho thấy 60% doanh nghiệp nhỏ gặp vấn đề về dòng tiền, ảnh hưởng đến sự ổn định và tăng trưởng của họ. (Nguồn: PYMNTS). Để giải quyết vấn đề này, Microsoft đã giới thiệu tính năng “Hóa đơn thanh toán trước của khách hàng” trong Dynamics 365 Finance. Công cụ này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý các khoản thanh toán trước, dễ dàng theo dõi, đối soát và xử lý hóa đơn thanh toán trước một cách hiệu quả.

Hóa đơn thanh toán trước của khách hàng là gì?

Hóa đơn thanh toán trước của khách hàng là một tính năng cho phép doanh nghiệp yêu cầu khách hàng thanh toán trước hoặc đặt cọc trước khi giao hàng hóa hoặc dịch vụ. Việc thu tiền trước giúp doanh nghiệp trang trải chi phí ban đầu, giảm rủi ro tài chính và đảm bảo cam kết của khách hàng trong việc hoàn tất giao dịch. (Nguồn:Microsoft)

Những điểm nổi bật của tính năng này

Tính năng Hóa đơn thanh toán trước của khách hàng trong Dynamics 365 Finance giúp quản lý các khoản thanh toán trước dễ dàng hơn nhờ những lợi ích chính sau:

Tạo hóa đơn dành riêng cho các khoản thanh toán trước.
Nhận thanh toán trước khi giao hàng hóa hoặc dịch vụ.
Đối chiếu các khoản thanh toán trước với hóa đơn cuối cùng để đảm bảo ghi nhận chính xác.

Lợi ích mà Dynamics 365 mang lại cho doanh nghiệp

Khía cạnh	Trước khi có tính năng	Sau khi có tính năng
Quản lý hóa đơn	Quy trình thủ công, tốn nhiều thời gian	Tự động hóa và tối ưu hóa việc phát hành hóa đơn
Quản lý dòng tiền	Tầm nhìn hạn chế; dễ bỏ sót giao dịch	Theo dõi thời gian thực và dự báo chính xác
Đối soát	Dễ sai sót, tốn công sức	Đối soát liền mạch và chính xác
Hiệu quả vận hành	Thường xuyên xảy ra lỗi, quy trình nặng về nhân lực	Quy trình tinh gọn, giảm thiểu thao tác thủ công
Tuân thủ tài chính	Nguy cơ tranh chấp pháp lý do thanh toán không có chứng từ	Hồ sơ thanh toán trước minh bạch và tuân thủ
Năng suất doanh nghiệp	Mất thời gian cho các công việc hành chính lặp lại	Có thêm thời gian tập trung phát triển chiến lược và khách hàng

Doanh nghiệp được hưởng lợi từ việc thanh toán trước trong những trường hợp nào?

Doanh nghiệp cần thanh toán trước:Các công ty cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ tùy chỉnh có thể đảm bảo nhận được thanh toán trước khi bắt đầu công việc.
Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc theo dõi thủ công:Hệ thống thanh toán trước giúp đơn giản hóa quy trình, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả.
Doanh nghiệp có đơn hàng giá trị cao:Việc nhận thanh toán trước giúp giảm thiểu rủi ro khách hàng không thanh toán cho các mặt hàng đắt tiền.
Doanh nghiệp có thời gian giao hàng dài:Thu tiền trước đảm bảo cam kết từ khách hàng và giúp doanh nghiệp trang trải chi phí sớm.
Doanh nghiệp muốn quản lý hồ sơ rõ ràng:Hệ thống quản lý thanh toán trước cho phép theo dõi khoản thanh toán và đối chiếu với hóa đơn cuối cùng.

Thách thức khi áp dụng điều khoản thanh toán trước của khách hàng

Thiết lập và cấu hình phức tạp:Việc thiết lập thanh toán trước đòi hỏi cấu hình chi tiết trên nhiều phân hệ như Công nợ phải thu, Sổ cái tổng hợp và Bán hàng. Các tham số như hồ sơ hạch toán thanh toán trước và mã thuế cần được cài đặt chính xác.
Theo dõi và liên kết khoản thanh toán trước:Việc liên kết các khoản thanh toán trước với hóa đơn hoặc đơn hàng bán tương ứng có thể phức tạp, đặc biệt trong môi trường có khối lượng giao dịch lớn.
Tác động pháp lý và thuế:Mỗi khu vực có quy định riêng về xử lý khoản thanh toán trước. Nếu không tuân thủ, doanh nghiệp có thể bị phạt hoặc gặp rủi ro pháp lý.
Vấn đề về lòng tin của khách hàng:Khách hàng có thể do dự khi thanh toán trước do lo ngại về uy tín doanh nghiệp hoặc sợ rủi ro gian lận, đặc biệt với các công ty mới thành lập.

Làm thế nào để thiết lập hoá đơn thanh toán trước của khách hàng?

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng tính năng mới một cách hiệu quả, từng bước một:

Bước 1: Kích hoạt tính năng

Truy cập vào không gian làm việc Quản lý tính năng (Feature Management Workspace)
Tìm kiếm tính năng Hóa đơn thanh toán trước của khách hàng (Prepayment Customer Invoice)
Chọn tính năng và nhấn Kích hoạt ngay (Enable Now) để bắt đầu sử dụng

Trang Quản lý tính năng hiển thị “Hóa đơn thanh toán trước của khách hàng” với nút “Kích hoạt ngay” được tô sáng.

Feature Management page displaying the enabled prepayment feature with the date "11/25/2024" highlighted.

Bước 2: Thiết lập hạch toán

Điều hướng đến Quản lý kho (Inventory Management) > Thiết lập (Setup) > Hạch toán (Posting) > Hạch toán (Posting)
Chọn tài khoản chính cho khoản thanh toán trước của khách hàng trong Đơn hàng bán (Sales Orders)

Ở bước này, bạn sẽ ánh xạ tài khoản sử dụng cho thanh toán trước để đảm bảo ghi nhận tài chính chính xác. Hãy chọn tài khoản chính phù hợp (ví dụ: 212160) để quản lý các khoản thanh toán trước của khách hàng.

Trang thiết lập hạch toán trong Dynamics 365 hiển thị “Thanh toán trước của khách hàng” với tài khoản chính được thiết lập là “212160”.

Bước 3: Thiết lập dãy số (Number Sequence) cho quy trình thanh toán trước

Truy cập Công nợ phải thu (Accounts receivable) > Thiết lập (Setup) > Tham số công nợ phải thu (Accounts receivable parameters) > Tab Dãy số (Number Sequences)
Gán mã dãy số cho Hóa đơn thanh toán trước (Prepayment invoice), Chứng từ hóa đơn thanh toán trước (Prepayment invoice voucher), Đảo ngược hóa đơn thanh toán trước (Prepayment invoice reversal), và Chứng từ đảo ngược hóa đơn thanh toán trước (Prepayment invoice reversal voucher)

Bước này đảm bảo mỗi chứng từ thanh toán trước có một mã định danh riêng, giúp dễ dàng theo dõi và quản lý mà không xảy ra lỗi.

Accounts Receivable Parameters page showing number sequences for prepayment invoices and reversals.

Bước 4: Thực hiện đơn hàng bán

Đường dẫn:

Công nợ phải thu (Accounts Receivable) > Đơn hàng (Orders) > Tất cả đơn hàng bán (All sales orders)
Hoặc Bán hàng và Tiếp thị (Sales and Marketing) > Đơn hàng bán (Sales orders) > Tất cả đơn hàng bán (All sales orders)

1. Tạo đơn hàng bán và xác nhận

Mở trang đơn hàng bán (sales order)
Nhập các thông tin cần thiết, bao gồm Khách hàng (customer), Sản phẩm (product) (ví dụ: “1000”), và Số lượng (quantity) (ví dụ: “1.00”)
Xác nhận đơn hàng bán.

Sales order page for "Contoso Retail San Diego," displaying item "1000" with a quantity of 1.

2. Tạo đề xuất thanh toán trước và xuất hóa đơn thanh toán trước

Trước khi tính năng được kích hoạt:
- Truy cập tab “Hóa đơn (Invoice)”
- Sử dụng quy trình thủ công để xử lý các khoản thanh toán trước.

Sales order page highlighting the "Invoice" tab with options like "Generate invoice" and "Payment schedule."

Sau khi tính năng được kích hoạt:
- Các tùy chọn thanh toán trước sẽ hiển thị dưới tab “Hóa đơn (Invoice)”
- Chọn “Đề xuất thanh toán trước (Prepayment proposal)” để tạo đề xuất
- Hoàn tất quy trình “Hóa đơn thanh toán trước (Prepayment invoice)”

Invoice tab showing the "Prepayment" section with options for proposals, invoices, and applications.

3.Tạo đề xuất thanh toán trước

Loại thanh toán trước (Prepayment type): Cố định (Fixed) hoặc Phần trăm (Percent)
Tổng số tiền thanh toán trước (Total prepayment amount): 900
Danh mục bán hàng (Sales category): Lắp đặt (Installation)
Lưu đề xuất và chọn “Hóa đơn thanh toán trước (Prepayment invoice)” để tạo hóa đơn thanh toán trước.
Hạch toán (Post) hóa đơn thanh toán trước để cập nhật trạng thái thanh toán trước.

Prepayment Proposal page with type set to "Fixed," total amount as "900.00," and category as "Installation."

4. Tạo hóa đơn thanh toán trước và hạch toán

Điều hướng đến phần Thanh toán trước (Prepayment section).
Chọn “Hóa đơn thanh toán trước (Prepayment invoice)”.
Hạch toán (Post) hóa đơn thanh toán trước để hoàn tất quy trình thanh toán trước.

Prepayment Invoice page for "Contoso Retail San Diego" showing a prepayment amount of "900.00."

Prepayment Invoice posting page showing invoice details and the prepayment amount of "900.00."

Prepayment invoice screen showing invoice USMF-00023, amount 900.00, sales category Installation, and status Pending.

5. Tạo khoản thanh toán của khách hàng cho hóa đơn thanh toán trước

Đường dẫn: Công nợ phải thu (Account Receivable) > Thanh toán (Payments) > Nhật ký thanh toán của khách hàng (Customer payment journal).
Chọn hóa đơn thanh toán trước (prepayment invoice) và nhập thông tin thanh toán của khách hàng.
Hạch toán (Post) khoản thanh toán để áp dụng thanh toán trước cho hóa đơn.

Feature management screen showing the Prepayment customer invoice feature enabled with the date set to 11/25/2024

6. Chọn và đóng gói đơn hàng bán để giao hàng

Tạo danh sách lấy hàng (picking list) > Cập nhật đăng ký danh sách lấy hàng (update picking list registration) > Hạch toán phiếu đóng gói (packing slip) để chuẩn bị giao hàng

Screen showing the "Sales order details" page for order 000861 with options to generate and post picking and packing slips, highlighting the delivered status and item details.

7. Áp dụng khoản thanh toán trước

Điều hướng đến tab “Hóa đơn (Invoice)”
Chọn Áp dụng thanh toán trước (Apply prepayment) trong phần Thanh toán trước
Chọn khoản thanh toán trước cần áp dụng
Click Áp dụng thanh toán trước (Apply prepayment) để đối chiếu khoản thanh toán trước với đơn hàng bán

Accounts receivable parameters screen showing the configuration of number sequences for documents, including prepayment invoice, voucher, and reversal voucher with respective codes highlighted.

Apply prepayment screen showing the process of selecting prepayment options under the "Invoice" tab for sales order 000861.

8. Xuất hóa đơn đơn hàng bán và hạch toán

Tạo hóa đơn cuối cùng (final invoice) cho đơn hàng bán
Hạch toán (Post) hóa đơn để hoàn tất quy trình

Posting invoice screen showing the "Posting invoice" process for sales order 000861, detailing packing slip, customer information, and line items such as "Surface Pro 128 GB".

Posting invoice screen showing the "Posting invoice" process with the "Prepayment invoice" section highlighted, displaying applied amounts and invoice account details for sales order 000861.

9. Kiểm tra hạch toán hóa đơn bán hàng

Screen displaying "Voucher transactions" for sales order revenue, highlighting customer prepayments pending settlement and detailed ledger entries, including accounts for COGS and product sales.

Khoản thanh toán trước sẽ được tất toán đầy đủ với hóa đơn đơn hàng bán cuối cùng sau khi quy trình tự động có tên “Hạch toán tất toán thanh toán trước tự động (Automated prepayment settlement posting)” hoàn tất.

Để kiểm tra quy trình tự động hạch toán thanh toán trước, thực hiện các bước sau:

Đường dẫn: Quản trị hệ thống (System administration) > Thiết lập (Setup) > Tự động hóa quy trình (Process automations) > Tab Quy trình nền (Background processes)

Screen showing the setup for "Automated prepayment settlement posting" under Process automations, configured to execute hourly in the background.

Nhấn “Chỉnh sửa (Edit)” để cấu hình chi tiết thực thi theo yêu cầu. Đặt thời gian thực thi tiếp theo theo khoảng phút.
Ví dụ: sử dụng khoảng lặp là 1 (repeat interval of 1) để chạy quy trình mỗi phút.

Screen displaying the "Edit background process" setup for "Automated prepayment settlement posting," configured to execute every minute with detailed execution parameters.

Khi quy trình tự động được thực hiện thành công, hóa đơn thanh toán trước sẽ được đảo ngược (reversed). Điều này sẽ giảm số dư của hóa đơn đơn hàng bán theo đúng số tiền thanh toán trước.

Screen showing the "Customer transactions" page, listing a sales order and a prepayment invoice reversal for customer Ltest, highlighting the balance of 1,000.00 USD and transaction details.

Các vấn đề thường gặp với tính năng Hóa đơn thanh toán trước của khách hàng

1. Quên áp dụng khoản thanh toán trước cho đơn hàng bán

Nếu người dùng quên áp dụng khoản thanh toán trước cho đơn hàng bán hiện tại, hệ thống sẽ hiển thị thông báo cảnh báo, nhưng vẫn cho phép hạch toán hóa đơn đơn hàng bán. Khoản thanh toán trước này có thể được áp dụng cho các đơn hàng bán trong tương lai của cùng khách hàng.

Screen showing a warning message during the "Posting invoice" process, indicating a fully received prepayment invoice that has not yet been applied.

Điểm thuận tiện là có thể thiết lập tự động áp dụng khoản thanh toán trước cho hóa đơn đơn hàng bán bằng cách đặt “Tự động (Automatic)” cho Chính sách áp dụng thanh toán trước (Prepayment application policy) trong Sổ cái và thuế bán hàng (Ledger and sales tax) của tham số Công nợ phải thu (Accounts receivable parameters)..

Screen displaying "Accounts receivable parameters" with the "Prepayment application policy" setting highlighted, showing the option to switch between "Notification" and "Automatic".

2. Không thể hạch toán hóa đơn thanh toán trước cho đơn hàng bán do lỗi: “Chức năng hóa đơn thanh toán trước không hỗ trợ cùng lịch thanh toán (Prepayment invoice functionality is not supported with payment schedule)”

Vấn đề này xảy ra khi đơn hàng bán có thiết lập lịch thanh toán (payment schedule). Người dùng sẽ không thể thực hiện thanh toán trước cho các đơn hàng bán đã thiết lập lịch thanh toán.

Screen showing a sales order with a 5-month payment schedule selected, and an error message in the Action center indicating that "Prepayment invoice functionality is not supported with payment schedule."

3. Không có dòng đảo ngược của hóa đơn thanh toán trước được hạch toán sau khi quy trình “Hạch toán tất toán thanh toán trước tự động (Automated prepayment settlement posting)” kết thúc thành công

Vấn đề này xảy ra khi hóa đơn đơn hàng bán được hạch toán với thiết lập Cập nhật tổng hợp (Summary update) khác None.
Nguyên nhân là chứng từ (voucher) được tạo với ngày tổng hợp không có ID duy nhất liên kết với đơn hàng bán, khiến quy trình tự động không thể liên kết khoản thanh toán trước với hóa đơn bán hàng.
Hiện tại, tính năng thanh toán trước không hỗ trợ trong trường hợp sử dụng cập nhật tổng hợp (summary update scenario).

Screen showing the "Posting invoice" setup with options for "Summary update scenario" highlighted, including choices such as "Invoice account," "Order," "Automatic summary," and "Packing slip."

Kết luận

Tính năng Hóa đơn thanh toán trước của khách hàng thực sự là bước đột phá cho các doanh nghiệp quản lý khoản thanh toán trước. Tính năng này giúp tinh gọn quy trình, nâng cao tính minh bạch tài chính và gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Hơn thế nữa, nó còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tập trung vào điều quan trọng nhất: tăng trưởng và thành công.

Hướng tới năm 2025, Dynamics 365 không chỉ là công cụ cho hiện tại mà còn là nền tảng vững chắc cho sự thành công trong tương lai. Khám phá cách Dynamics 365 có thể thúc đẩy bước đi chiến lược tiếp theo của bạn: Dynamics 365: Con đường dẫn đến tăng trưởng kinh doanh thông minh.

Bạn đang tìm kiếm giải pháp hoặc chuyên gia về Dynamics 365?
Romulus Digital là đơn vị cung cấp giải pháp Dynamics 365 uy tín. Dù bạn đang cần tích hợp D365 vào quy trình vận hành doanh nghiệp hay tìm kiếm đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm để tối ưu hệ thống hiện có, chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành. Vui lòng điền vào biểu mẫu liên hệ để nhận giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Liên hệ với chúng tôi!

Content and Insights by Lindy Do,
our Dynamics 365 Finance Consultant

Lindy Do is a certified Microsoft Dynamics 365 Finance expert with 4 years of hands-on experience. She holds certifications including MB300, MB310, MB330, and MB700, as well as a Microsoft Business Analyst specialization. Through her expertise, Lindy empowers businesses to simplify complex financial workflows and unlock the full potential of Dynamics 365 Finance.