D365 Finance: Tự động đối soát ngân hàng trong kỷ nguyên tài chính số

Trong bối cảnh tài chính đầy biến động hiện nay, việc tích hợp đối soát ngân hàng, tự động hóa và các công cụ ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) mang đến cơ hội lớn cho các đội ngũ tài chính nâng cao hiệu quả vận hành. Những công việc trước đây đòi hỏi nhiều thao tác thủ công, đặc biệt là đối soát ngân hàng, giờ đây có thể được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn. Thông qua việc ứng dụng tự động hóa và AI, các tổ chức có thể đơn giản hóa quy trình phức tạp, từ đó giúp đối chiếu giao dịch một cách liền mạch và xử lý chênh lệch hóa đơn dễ dàng hơn.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích cách các công nghệ đổi mới – đặc biệt là trong những quy trình tài chính thiết yếu như đối soát ngân hàng – đang không chỉ nâng cao hiệu quả và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu, mà còn giúp doanh nghiệp phát triển vững chắc trong nền kinh tế số ngày càng cạnh tranh.

Đối soát ngân hàng nâng cao là gì?

Tự động hóa đối soát ngân hàng đóng vai trò then chốt trong việc đơn giản hóa một trong những nhiệm vụ tốn nhiều thời gian nhất của bộ phận tài chính: đối chiếu dữ liệu nội bộ với sao kê ngân hàng. Trước đây, quy trình này đòi hỏi sự kiểm tra thủ công tỉ mỉ. Tuy nhiên, với sự phát triển của tự động hóa ứng dụng AI, mọi thứ đang thay đổi nhanh chóng. Các hệ thống hiện đại có thể tự động đối chiếu giao dịch, phát hiện chênh lệch và thậm chí học hỏi từ dữ liệu lịch sử để nâng cao độ chính xác trong tương lai. Với những cập nhật mới nhất từ Microsoft trong Dynamics 365 Finance, doanh nghiệp có thể tận dụng các quy tắc đối soát cải tiến để giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công, giúp đội ngũ tài chính tiết kiệm thời gian mỗi tháng.

5 cải tiến đối soát ngân hàng nhờ D365 Finance và trí tuệ nhân tạo (AI)

• Đối chiếu giao dịch tự động với D365 Finance

Việc đối soát thủ công thường mất hàng giờ, thậm chí nhiều ngày, đặc biệt khi khối lượng giao dịch lớn. May mắn thay, trí tuệ nhân tạo (AI) mang đến một giải pháp hiệu quả bằng cách tự động xác định và đối chiếu các mục tương ứng giữa sao kê ngân hàng và dữ liệu nội bộ.

In Microsoft Dynamics 365 Finance, the introduction of the “Enhanced Matching Rules” feature empowers users to efficiently auto-match transactions based on multiple criteria, including date, amount, and description, even across batch entries (Source: Set up bank reconciliation matching rules – Finance | Dynamics 365 | Microsoft Learn . This advancement not only accelerates closing cycles but also enables staff to dedicate more time to analytical tasks, fostering a more strategic approach to financial management.

• Học hỏi từ dữ liệu quá khứ để nâng cao độ chính xác

AI đang làm thay đổi các hệ thống tài chính như Microsoft Dynamics 365 Finance thông qua việc khai thác hiệu quả dữ liệu lịch sử để phát hiện và xử lý lỗi. Nhờ khả năng nhận diện mẫu, các công cụ như Copilot giúp cải thiện việc xử lý các sai lệch trong hóa đơn nhà cung cấp, hỗ trợ bộ phận công nợ phải trả trong việc quản lý các vấn đề như hóa đơn trùng lặp, tài khoản ngân hàng không hợp lệ và các ngoại lệ phổ biến khác. Những phân tích do AI cung cấp giúp đội ngũ tài chính xử lý lỗi nhanh hơn và nâng cao độ chính xác trong quy trình xử lý hóa đơn.

Trong lĩnh vực đối soát ngân hàng tự động, Copilot tiếp tục nâng cao hiệu suất vận hành. Công cụ này cho phép người dùng xử lý khối lượng lớn giao dịch một cách nhanh chóng, tóm tắt nhật ký đối soát theo lô và xác định các vấn đề chưa được xử lý cùng với nguyên nhân tiềm ẩn. Những tính năng này góp phần nâng cao độ chính xác trong đối soát và tối ưu hóa hoạt động tài chính.

• Tự động đối chiếu nhiều tài khoản trong quy trình đối soát ngân hàng toàn cầu

Việc quản lý đối soát ngân hàng trong các tổ chức đa quốc gia có thể rất phức tạp do số lượng tài khoản lớn và khối lượng giao dịch cao. Tuy nhiên, AI đang đơn giản hóa quy trình này bằng cách tự động đối chiếu thông minh các giao dịch giữa nhiều tài khoản ngân hàng, phát hiện sai lệch từ sớm và tăng tốc độ đối soát. Những khả năng này giúp các đội ngũ tài chính toàn cầu giảm bớt công việc thủ công và đảm bảo báo cáo chính xác, kịp thời trên toàn bộ hệ thống doanh nghiệp.

Với các tính năng đối soát ngân hàng tự động trong các giải pháp như D365 Finance, đội ngũ tài chính có thể tự động đối chiếu các khoản thu, chi và giao dịch liên công ty, ngay cả khi xử lý tập dữ liệu lớn. AI giúp phát hiện sớm các giao dịch chưa được đối chiếu, từ đó đẩy nhanh quá trình chốt sổ cuối tháng và đảm bảo báo cáo nhất quán trên toàn bộ hoạt động toàn cầu — mà không cần phụ thuộc hoàn toàn vào việc rà soát thủ công.

• Xác minh thông minh – Giảm lỗi thủ công

Quy trình đối soát thủ công thường dẫn đến các lỗi như nhập sai dữ liệu, giao dịch trùng lặp hoặc bỏ sót các chênh lệch. Ngày nay, đối soát ngân hàng tự động được hỗ trợ bởi AI đã loại bỏ những rủi ro này thông qua khả năng xác minh thông minh theo thời gian thực.

Để giải quyết những thách thức này, các hệ thống đối soát ngân hàng tự động ứng dụng AI đã được phát triển nhằm nâng cao độ chính xác và hiệu quả. Các hệ thống này sử dụng thuật toán tiên tiến để nhận diện mẫu, phát hiện sai lệch và tự động hóa quá trình đối chiếu giao dịch. Theo một bài viết từ HighRadius, việc áp dụng AI tác nhân (agentic AI) trong đối soát tài khoản có thể giúp tăng tốc độ đối soát lên tới 85% và giảm lỗi tới 95%. (Nguồn: (Source: HighRadius)

• Giải quyết sự cố nhanh chóng nhờ cảnh báo tức thì từ D365 Finance

Thay vì phải chờ đến báo cáo cuối tháng mới phát hiện ra các chênh lệch, AI hiện nay cung cấp cảnh báo theo thời gian thực đối với các giao dịch chưa được xử lý hoặc có dấu hiệu bất thường. Nhờ đó, đội ngũ tài chính được thông báo ngay lập tức, giúp họ nhanh chóng kiểm tra và xử lý sự cố.

Với khả năng tích hợp Power Automate và tính năng cảnh báo trong Dynamics 365 Finance, đội ngũ tài chính có thể nhận được thông báo ngay khi:

• Một giao dịch không được đối chiếu sau hai lần tự động thực hiện
• Phát hiện một khoản thanh toán bị trùng lặp
• Biến động tỷ giá vượt quá ngưỡng cho phép

Theo dữ liệu nội bộ từ Microsoft trong các tài khoản doanh nghiệp, những tính năng này giúp giảm thời gian xử lý sự cố trung bình từ 3–5 ngày xuống chỉ còn vài giờ.

D365 Finance & AI – Tự động xử lý giao dịch trung gian

Một tính năng nổi bật trong các hệ thống hiện đại là khả năng tự động xử lý giao dịch trung gian. Cải tiến này giúp đơn giản hóa quy trình đối soát nhiều bước bằng cách xử lý giao dịch theo thời gian thực – từ đó giảm thiểu đáng kể các thao tác thủ công mà nhân viên kế toán thường gặp.

Với các công cụ AI như Microsoft Copilot được tích hợp vào hệ thống tài chính, việc phát hiện và xử lý lỗi đối chiếu hóa đơn trở nên gần như tự động. Copilot hỗ trợ phát hiện các chênh lệch, gợi ý cách điều chỉnh và giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng – từ đó nâng cao cả tốc độ lẫn độ chính xác trong công tác báo cáo tài chính.

D365 Finance & AI: Tự động phát hiện lỗi đối chiếu chứng từ

Việc phát hiện và xử lý lỗi đối chiếu chứng từ trong quá trình xử lý hóa đơn thường gặp nhiều khó khăn, nhưng các công cụ AI như Microsoft Copilot đã đơn giản hóa đáng kể nhiệm vụ này. Tính năng “Correct Receipt Matching Error” cho phép người dùng nhanh chóng xác định các chênh lệch giữa chứng từ và hóa đơn, đồng thời dễ dàng áp dụng các đề xuất điều chỉnh.

Bên cạnh đó, Copilot còn hỗ trợ xử lý các sai lệch liên quan đến hóa đơn ở phạm vi rộng hơn, như sai số tiền hoặc thiếu chứng từ, bằng cách hướng dẫn nhân viên kế toán phải trả (AP) từng bước xử lý và cảnh báo các bất thường theo thời gian thực. Trợ lý thông minh này giúp đơn giản hóa quy trình xử lý lỗi, nâng cao độ chính xác trong đối soát và hỗ trợ đội ngũ tài chính đạt được kết quả đáng tin cậy một cách hiệu quả hơn.​ (Nguồn: (Source: New and planned features for Dynamics 365 Finance, 2024 release wave 2 | Microsoft Learn)

Tối ưu hóa dòng tiền và hóa đơn nhờ D365 Finance

Tự động ghi nhận thanh toán là gì?

Tự động hóa phân bổ dòng tiền bằng AI giúp nâng cao đáng kể hiệu quả và độ chính xác trong hoạt động tài chính. Các giải pháp ứng dụng AI trong phân bổ dòng tiền có thể tự động đối chiếu các khoản thanh toán đến với hóa đơn tương ứng, từ đó giảm thiểu thao tác thủ công và đẩy nhanh quá trình ghi nhận doanh thu.

Chẳng hạn, giải pháp phân bổ dòng tiền ứng dụng AI của Billtrust sử dụng phương pháp đối chiếu dựa trên mức độ tin cậy (confidence-based matching) để đạt tỷ lệ đối chiếu cao, giảm khối lượng công việc thủ công và tăng tốc ghi nhận doanh thu. (Nguồn: AI-Powered Cash Application | BilltrustTương tự, HighRadius cung cấp giải pháp phân bổ dòng tiền tự động bằng cách thu thập dữ liệu thanh toán từ nhiều nguồn và đối chiếu với các hóa đơn mở bằng thuật toán thông minh, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả. (Nguồn: Best Cash Application Software Solution | HighRadius). Tính năng được Microsoft ra mắt trong năm 2024 đánh dấu bước tiến quan trọng, giúp đội ngũ tài chính xử lý dòng tiền nhanh hơn và chính xác hơn.

Quản lý hiệu quả các hóa đơn phức tạp từ nhiều nhà cung cấp

Quy trình xử lý hóa đơn nhà cung cấp không phải lúc nào cũng đơn giản. Một số hóa đơn có số hiệu dài, yêu cầu thanh toán trước, hoặc thậm chí cần thực hiện bút toán đảo ngược. Những cập nhật gần đây giúp quá trình này trở nên dễ dàng hơn với khả năng:

• Tăng độ dài số hóa đơn để đáp ứng yêu cầu tài liệu và theo dõi phức tạp từ nhà cung cấp.
• Đảo ngược nhanh chóng và chính xác các hóa đơn nhà cung cấp đã ghi sổ khi cần, đảm bảo điều chỉnh tài chính phù hợp mà không cần thao tác thủ công phức tạp.

Những cải tiến này giúp đội ngũ tài chính xử lý hóa đơn chính xác hơn, giảm sự can thiệp thủ công và duy trì hồ sơ kế toán gọn gàng hơn.

Ứng dụng Copilot và AI trong xử lý bất thường tài chính và phân tích hàng loạt

Sử dụng Copilot để xử lý các ngoại lệ trong hóa đơn nhà cung cấp

Lỗi trong hóa đơn nhà cung cấp có thể làm gián đoạn quy trình, chậm trễ thanh toán và tạo ra nhiều công việc thủ công không cần thiết. Để giải quyết những thách thức này, Microsoft giới thiệu tính năng “Sử dụng Copilot để xử lý ngoại lệ hóa đơn nhà cung cấp”. Công cụ này được thiết kế nhằm hỗ trợ bộ phận công nợ phải trả (AP) nhanh chóng phát hiện và khắc phục nhiều loại lỗi trong hóa đơn.

Với công nghệ AI, người dùng có thể xử lý hiệu quả các lỗi phổ biến như:

• Sai lệch khi đối chiếu chứng từ
• Vấn đề khi áp dụng khoản thanh toán trước
• Lỗi trong quá trình gửi quy trình phê duyệt
• Sai sót trong phân bổ hạch toán
• Số hóa đơn bị trùng lặp
• Thông tin tài khoản ngân hàng không hợp lệ
• Các lỗi khác trong quá trình xử lý

Thông qua việc hướng dẫn người dùng từng bước điều chỉnh và cung cấp bối cảnh liên quan, Copilot giúp giảm thiểu sai sót do con người và đơn giản hóa quy trình xử lý hóa đơn. Nhờ đó, độ chính xác dữ liệu được nâng cao, thời gian xử lý được rút ngắn và mối quan hệ với nhà cung cấp trở nên đáng tin cậy hơn.

Sử dụng Copilot để tổng hợp nhanh nhật ký theo lô

Xử lý các lô xử lý thất bại có thể gây không ít phiền toái, đặc biệt khi phải rà soát từng dòng nhật ký dài dòng để tìm nguyên nhân. Tính năng mới “Tóm tắt nhật ký theo lô với Copilot” ra đời nhằm đơn giản hóa quy trình này bằng cách cung cấp các bản tóm tắt do AI tạo ra, giúp người dùng:

• Xác định các vấn đề còn tồn đọng
• Hiểu rõ lỗi cụ thể
• Tìm ra nguyên nhân gốc rễ của sự cố

Với khả năng hiển thị thông tin rõ ràng và dễ hiểu hơn, người dùng không còn phải phụ thuộc quá nhiều vào bộ phận hỗ trợ khách hàng. Nhờ đó, đội ngũ tài chính có thể chủ động khắc phục và xử lý sự cố một cách hiệu quả hơn.

Thiết lập quy tắc gắn thẻ tài chính mặc định để chuẩn hóa báo cáo

Nhằm nâng cao tính nhất quán và độ tin cậy của báo cáo tài chính, Microsoft ra mắt tính năng “Quy tắc gắn thẻ tài chính mặc định”. Công cụ mới này cho phép đội ngũ tài chính thiết lập các quy tắc tự động để gán thẻ tài chính cho các giao dịch và hóa đơn, từ đó chuẩn hóa dữ liệu trên toàn bộ tổ chức.

Việc áp dụng các quy tắc này giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai lệch trong báo cáo, đơn giản hóa quá trình phân tích dữ liệu và củng cố niềm tin vào độ chính xác của các thông tin tài chính.

Cài đặt thẻ tài chính để nâng cao khả năng theo dõi và báo cáo

Trong khuôn khổ cải tiến quản lý dữ liệu tài chính, các doanh nghiệp giờ đây có thể sử dụng thẻ tài chính thay vì chỉ phụ thuộc vào các chiều tài chính truyền thống. Cách tiếp cận này cho phép theo dõi dữ liệu theo đơn đặt hàng hoặc tên nhà cung cấp, từ đó nâng cao hiệu suất phân tích và đơn giản hóa việc theo dõi sổ phụ. Kết quả là báo cáo tài chính nhanh hơn, chính xác hơn và hỗ trợ đưa ra quyết định tài chính thông minh hơn.

AI – Người đồng hành chiến lược cùng bộ phận tài chính

Tương lai của ngành tài chính được định hình bởi trí tuệ, kết nối và tự động hóa. AI đã phát triển thành một đối tác chiến lược cho các chuyên gia tài chính, giúp họ tập trung vào các phân tích mang lại giá trị cao thay vì xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại. Những giải pháp như đối soát ngân hàng tự động, ứng dụng AI trong ghi nhận thanh toán và xử lý ngoại lệ thông minh cho phép đội ngũ tài chính tinh gọn quy trình, giảm sai sót và đưa ra quyết định nhanh hơn. Thông qua việc nâng cao hiệu quả quản lý khoản thanh toán trước từ khách hàng, bộ phận tài chính có thể hiện đại hóa toàn diện quy trình vận hành. Tìm hiểu cách Dynamics 365 Finance đang chuyển đổi quy trình này: Transform Customer Prepayment Process with Dynamics 365 Finance

Bạn đang tìm kiếm giải pháp hoặc chuyên gia về Dynamics 365?

Romulus Digital là đơn vị cung cấp giải pháp Dynamics 365 uy tín. Dù bạn đang cần tích hợp D365 vào quy trình vận hành doanh nghiệp hay tìm kiếm đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm để tối ưu hệ thống hiện có, chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành. Vui lòng điền vào biểu mẫu liên hệ để nhận được giải pháp phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn.

Liên hệ với chúng tôi!